Pflegedienst finden: Checkliste mit 20 Fragen für das Erstgespräch

Einen passenden Pflegedienst finden Sie, indem Sie zwei bis drei zugelassene Dienste in Ihrer Nähe anfragen und sie anhand fester Kriterien vergleichen: Zulassung mit Versorgungsvertrag, Einzugsgebiet und freie Kapazität, Einsatzzeiten, Kostenvoranschlag und Pflegevertrag. Nur ein zugelassener Dienst rechnet Pflegesachleistungen direkt mit der Pflegekasse ab, ab Pflegegrad 2 sind das 796 €, 1.497 €, 1.859 € oder 2.299 € im Monat. Die 20 Fragen unten helfen Ihnen im Erstgespräch. Dienste in Ihrer Stadt finden Sie in unserem Verzeichnis der Pflegedienste.

Schritt 1: Zugelassene Dienste in der Nähe finden

Ambulante Pflegedienste brauchen einen Versorgungsvertrag mit den Pflegekassen, damit sie Pflegesachleistungen abrechnen dürfen. Für Behandlungspflege, etwa Medikamentengabe oder Verbandwechsel nach ärztlicher Verordnung, ist zusätzlich ein Vertrag mit den Krankenkassen nötig. Ihre Pflegekasse kann Ihnen eine Liste zugelassener Dienste geben.

Achten Sie früh auf das Einzugsgebiet. Viele Dienste versorgen nur bestimmte Stadtteile oder Orte, weil Fahrzeiten sonst zu lang werden. Fragen Sie außerdem direkt, ob aktuell Kapazität frei ist, denn in vielen Regionen sind Pflegedienste stark ausgelastet. Planen Sie deshalb einen Puffer ein und fragen Sie mehrere Dienste parallel an.

Schritt 2: Erstgespräch und Pflegebedarf

Im Erstgespräch, oft bei Ihnen zu Hause, klärt der Dienst den Hilfebedarf: Körperpflege, Hilfe beim An- und Auskleiden, Mobilität, Ernährung, Haushalt oder Betreuung. Halten Sie dafür bereit:

• Bescheid über den Pflegegrad, falls vorhanden
• Gutachten des Medizinischen Dienstes
• ärztliche Verordnungen für Behandlungspflege
• Medikamentenplan
• Wünsche zu Uhrzeiten und Häufigkeit der Einsätze

Wenn noch kein Pflegegrad besteht, stellen Sie den Antrag möglichst sofort, denn Leistungen gibt es ab dem Monat der Antragstellung. Wie das geht, lesen Sie unter Pflegegrad beantragen.

Schritt 3: Kostenvoranschlag prüfen

Der Pflegedienst muss Sie vor Vertragsschluss und bei jeder wesentlichen Änderung in der Regel schriftlich über die voraussichtlichen Kosten informieren (§ 120 Abs. 3 SGB XI). Lassen Sie sich die Leistungen einzeln mit Preis aufführen und vergleichen Sie, wie viel davon die Pflegekasse übernimmt.

Pflegegrad	Pflegesachleistung im Monat	Hinweis
1	keine	Entlastungsbetrag 131 € im Monat einsetzbar
2	bis 796 €	Rest Eigenanteil
3	bis 1.497 €	Rest Eigenanteil
4	bis 1.859 €	Rest Eigenanteil
5	bis 2.299 €	Rest Eigenanteil

Wenn Sie den Sachleistungsbetrag nicht ganz ausschöpfen, erhalten Sie anteiliges Pflegegeld. Das erklärt der Ratgeber Pflegesachleistung und Kombinationsleistung. Mehr zu Preisen und Eigenanteilen lesen Sie unter Was kostet ein Pflegedienst?.

Schritt 4: Pflegevertrag abschließen

Der Pflegedienst schließt mit Ihnen spätestens mit Beginn des ersten Pflegeeinsatzes einen schriftlichen Pflegevertrag (§ 120 SGB XI). Darin stehen Art, Inhalt und Umfang der Leistungen sowie die vereinbarten Vergütungen, jeweils gesondert aufgeführt. Wichtig für Sie:

• Als pflegebedürftige Person können Sie den Vertrag jederzeit ohne Einhaltung einer Frist kündigen.
• Verändert sich Ihr Zustand wesentlich, muss der Dienst dies der Pflegekasse unverzüglich mitteilen.
• Lassen Sie sich eine Kopie des Vertrags geben und bewahren Sie die Leistungsnachweise auf.

Den Wortlaut der Regel finden Sie im Gesetzestext zu § 120 SGB XI.

Qualität: worauf Sie achten können

Zugelassene Pflegedienste werden regelmäßig vom Medizinischen Dienst geprüft, bei privat Versicherten vom Prüfdienst der privaten Pflegeversicherung. Fragen Sie den Dienst nach dem letzten Prüfbericht. Aussagekräftiger als jede Note ist aber oft der persönliche Eindruck: Wie gut erreichbar ist der Dienst, wie verständlich erklärt er, und wie geht er mit Ihren Fragen um?

Checkliste: 20 Fragen an den Pflegedienst

Zulassung und Organisation

1. Haben Sie einen Versorgungsvertrag mit den Pflegekassen?
2. Haben Sie auch einen Vertrag mit den Krankenkassen für Behandlungspflege?
3. Gehört unsere Adresse zu Ihrem Einzugsgebiet?
4. Haben Sie aktuell freie Kapazität, und ab wann könnten Sie beginnen?
5. Wie sind Sie erreichbar, auch nachts, am Wochenende und an Feiertagen?
6. Gibt es eine feste Ansprechperson oder Pflegedienstleitung für uns?

Einsätze und Personal

7. Zu welchen Uhrzeiten finden die Einsätze statt, und wie verbindlich sind sie?
8. Wie groß ist das Team, das zu uns kommt, und wie oft wechselt es?
9. Welche Qualifikation haben die Mitarbeitenden für die geplanten Leistungen?
10. Wie werden wir informiert, wenn sich ein Einsatz verschiebt oder ausfällt?
11. Können Sie bei Bedarf kurzfristig mehr Einsätze übernehmen?
12. Gibt es Mitarbeitende, die eine bestimmte Sprache sprechen, falls das wichtig ist?

Kosten und Vertrag

13. Erhalten wir einen schriftlichen Kostenvoranschlag mit Einzelpreisen?
14. Welcher Anteil wird voraussichtlich von der Pflegekasse übernommen, welcher bleibt bei uns?
15. Welche weiteren Kosten fallen an, etwa für Anfahrt oder Investitionskosten?
16. Rechnen Sie auch über den Entlastungsbetrag ab?
17. Wie sind die Regelungen zur Kündigung und zu Preisänderungen?

Pflege und Zusammenarbeit

18. Wie wird die Pflege dokumentiert, und können wir die Dokumentation einsehen?
19. Wie arbeiten Sie mit Hausarztpraxis, Apotheke und Angehörigen zusammen?
20. Bieten Sie auch Beratungsbesuche für Pflegegeldbeziehende an?

Notieren Sie die Antworten für jeden Dienst auf einem eigenen Blatt. So sehen Sie schnell, wo Unterschiede liegen.

Typische Fehler vermeiden

• Nur einen Dienst fragen: Bei knapper Kapazität verlieren Sie Zeit, wenn Sie erst nach einer Absage weitersuchen.
• Ohne Kostenvoranschlag unterschreiben: Unklare Eigenanteile führen später zu Überraschungen.
• Pflegegrad nicht beantragen: Ohne Pflegegrad zahlen Sie die Pflegeleistungen in voller Höhe selbst.
• Beratung nicht nutzen: Sie haben Anspruch auf kostenlose Pflegeberatung, die bei der Suche helfen kann.

Weitere Beiträge finden Sie im Themenbereich Pflege zu Hause. Dieser Ratgeber ersetzt keine rechtliche Beratung.